Risparmiare tempo nella Gestione di Documenti e Scadenze con l’AI

Obiettivi

Nelle aziende industriali e dei beni strumentali gran parte del tempo viene assorbita da attività documentali ripetitive: archiviare file, controllare scadenze, ricercare informazioni, preparare documenti standard. Questo corso mostra come utilizzare l’Intelligenza Artificiale per automatizzare molte di queste operazioni, ridurre gli errori e liberare tempo per attività a maggiore valore.

Il percorso fornisce strumenti pratici per:

• identificare quali attività documentali e di gestione scadenze possono essere automatizzate con l’AI;
• estrarre in modo automatico informazioni e scadenze da contratti, email e documenti;
• supportare la creazione di documenti standard (ordini, conferme, lettere, comunicazioni) attraverso modelli intelligenti;
• migliorare l'organizzazione dei file tramite naming e classificazione più coerenti;
• progettare semplici workflow di automazione per processi ricorrenti.

 

Programma

1. Analizzare il tempo e riconoscere i colli di bottiglia
• Identificare le attività documentali che assorbono più tempo
• Individuare quali task sono ripetitivi e facilmente automatizzabili
• Panoramica delle capacità dell’AI nella gestione documentale
• Strumenti utili: ChatGPT, Claude e cenni a piattaforme di automazione
• Esercitazione: mappare il proprio flusso documentale e trovare 3 opportunità di automazione

 

2. Estrarre e gestire automaticamente le scadenze
• Estrazione automatica di scadenze e dati chiave da contratti, email e documenti
• Creare sistemi di reminder e calendari intelligenti
• Definire priorità: cosa richiede attenzione immediata e cosa no
• Workshop: costruire un semplice sistema di tracking scadenze supportato dall’AI

 

3. Automatizzare la creazione della documentazione standard
• Generare bozze di documenti ricorrenti con l’AI (ordini, conferme, lettere)
• Utilizzare template intelligenti adattati al contesto
• Estrarre dati strutturati da documenti non strutturati
• Caso pratico: creare un flusso per generare conferme d’ordine da email

 

4. Organizzare file e workflow in modo più efficiente
• Nominare, ordinare e classificare automaticamente i file con l’AI
• Organizzare archivi digitali per progetto, cliente o documento
• Quando automatizzare e quando no: valutare il ritorno del tempo investito
• Esercitazione finale: progettare un workflow completo di automazione per un processo aziendale

 

Ulteriori informazioni

• Per l’iscrizione di più partecipanti della medesima azienda, è previsto uno sconto del 10% sulla quota di partecipazione
• Il corso sarà attivato a raggiungimento di un numero sufficiente di partecipanti e la conferma sarà inviata tramite e-mail 7 giorni prima dell'inizio del corso.
• La quota di partecipazione è comprensiva di materiale didattico in formato digitale e attestato di partecipazione.
• Si intendono aziende associate quelle aderenti alla FEDERAZIONE CONFINDUSTRIA MACCHINE:  ACIMAC, ACIMALL, AMAPLAST, UCIMA e FEDERTEC .
•  Possibilità di finanziare il corso tramite Fondimpresa e Fondirigenti.

 

Destinatari

• Assistenti amministrativi e di direzione che gestiscono documenti, pratiche e scadenze
• Personale d’ufficio e operations manager nelle aziende industriali e dei beni strumentali
• Project manager che coordinano documentazione, milestone e consegne
• Chiunque in azienda dedichi molte ore a compiti ripetitivi legati a documenti, file e scadenze

 

Durata

4 ore

 

Quota di adesione:

350,00 € + IVA a persona per le aziende associate

430,00 € + IVA a persona per le aziende non associate

 

Date e Sedi di svolgimento

22/04/2026 14.00-18.00 - ONLINE